Atbilstoši plānoto maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafikā norādītajai informācijai FS ir jāiesniedz starpposma un noslēguma maksājuma pieprasījums.
Maksājuma pieprasījumā tiek iekļauta informācija par faktiski veiktiem projekta izdevumiem un īstenošanas progresu, t.sk. par izsludinātiem iepirkumiem, noslēgtiem līgumiem, sasniegtiem rezultātiem, rādītājiem un cita informācija noteiktā laika posmā.
Iesniedzot maksājuma pieprasījumu, tam ir jāpievieno izdevumus pamatojošo dokumentu (rēķini, faktūrrēķini, pavadzīmes, čeki, kvītis, avansa norēķini u.c.) kopijas un citu dokumentu, kas saistīti ar Projekta darbībām un sasniegtajiem rezultātiem (līgumi, nodevumi, rīkojumi, pieņemšanas-nodošanas akti, darba laika uzskaites tabulas u.c.), un kas pamato un apliecina veiktos maksājumus, kopijas. Līgumā var būt noteikts, ka izdevumus pamatojošo dokumentu kopijas iesniedz pēc sadarbības iestādes pieprasījuma. Pēc pieprasījuma kopijas iesniedz gadījumā, ja tiek veikta izdevumus pamatojošo dokumentu izlases pārbaude.
Detalizēts attiecināmo izdevumu pamatojošo dokumentu uzskaitījums un dokumentu noformēšanas paraugi ir pieejami Vadošās iestādes izstrādātajās vadlīnijās 2.5. "Vadlīnijas par Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda līdzfinansētā projekta pārbaudēm 2014.-2020.gada plānošanas periodā".
Starpposma maksājuma pieprasījumu pārbauda un attiecināmos izdevumus apstiprina ne ilgāk kā 20 darba dienu laikā pēc tā saņemšanas, ja maksājuma pieprasījumā iekļautos izdevumus pamatojošo dokumentu pārbaude tiek veikta izlases veidā – 20 darba dienu laikā pēc visu pieprasīto izdevumu pamatojošo dokumentu saņemšanas. Noslēguma maksājuma pieprasījumu pārbauda un attiecināmos izdevumus apstiprina ne ilgāk kā 60 darba dienu laikā pēc tā saņemšanas.
Iesniegto maksājuma pieprasījumu pārbaudes termiņu var pagarināt uz laiku, ne ilgāku par 10 darba dienām pēc papildu informācijas vai kompetento institūciju vai ekspertu atzinuma saņemšanas dienas.
! Ja aģentūra konstatē, ka iesniegtais maksājuma pieprasījums nav sagatavots atbilstoši prasībām, vai nav iesniegti maksājuma pieprasījuma precizējumi, vai pieprasītā papildu informācija ir nepietiekama, aģentūrai ir tiesības šādu maksājuma pieprasījumu noraidīt, lūdzot FS atkātoti iesniegt maksājuma pieprasījumu.
! Ja FS konstatē, ka iesniegtais maksājuma pieprasījums ir neatbilstošs vai nepilnīgs, FS ir tiesības rakstiski atsaukt savu iesniegto maksājuma pieprasījumu.
! Ja FS ir saņēmis avansa maksājumu un, iesniedzot kārtējo starpposma maksājuma pieprasījumu, tiek konstatēts, ka avansa un starpposma maksājuma pieprasījumu kopsumma pārsniedz 90% vai kopsummu, kas noteikta MK noteikumos par SAM īstenošanu:
a) summa, kas pārsniedz noteikto slieksni tiek ieturēta līdz noslēguma maksājuma pieprasījuma pārbaudei. Iesniegtais starpposma maksājuma pieprasījums tiek apstiprināts par visu pieprasīto summu, bet maksājums tiek veikts par summu, kas nepārsniedz 90% vai MK noteikumos par SAM īstenošanu noteikto apjomu;
b) ja ir veikts avansa maksājums un tā dzēšana vēl nav uzsākta, tiek dzēsts izmaksātais avansa maksājums par summu vai tā daļu, kas iesniegta ar starpposma maksājuma pieprasījumu. Ja attiecināms, pēc visa avansa maksājuma nodzēšanas atlikušo maksājuma apjomu ietur līdz noslēguma maksājuma pieprasījuma apstiprināšanai. Šādā gadījumā starpposma maksājuma pieprasījumā iekļautos izdevumus apstiprina, taču par dzēstu avansa daļu reāls maksājums netiek veikts.
! Ievērojot drošas finanšu pārvaldības principus un izvērtējot ar projektu saistītos riskus un apstākļus, aģentūra avansa maksājumu ir tiesīga dzēst arī ātrāk pirms maksājumu kopsumma sasniedz 90% vai pirms tiek sasniegta kopsumma, kas noteikta MK noteikumos par SAM īstenošanu.
! Ja uz starpposma maksājuma pieprasījuma pārbaudes brīdi ir iesniegti līguma vai vienošanās grozījumi par projekta finansējuma samazinājumu, vai, veicot maksājuma pieprasījuma pārbaudi, konstatēta iespējama neatbilstība un ar to saistītie neatbilstoši veikti izdevumi, vai ir pieejama cita informācija par iespējamām izmaiņām projekta finansējuma apjomā, bet lēmums par minētiem gadījumiem vēl nav pieņemts (t.i., attiecināmo izdevumu apmērs vēl nav samazināts), 90% vai MK noteikumos par SAM īstenošanu noteikto apjomu aprēķina no tās summas, kas veidojas, atņemot maksimālo iespējamo piemērojamo finanšu korekciju, neatbilstoši veiktos izdevumus vai citu apstiprināto projekta attiecināmo izdevumu samazinājuma summu.
! Pirms starpposma vai noslēguma maksājuma pieprasījumā iekļauto attiecināmo izdevumu apstiprināšanas var tikt veikta pārbaude projekta īstenošanas vietā, lai gūtu pārliecību par līgumā ietverto nosacījumu izpildi un projektā izvirzītā mērķa sasniegšanu.
ESF projektiem informācija par HP rādītāju sasniegšanu ir jāiesniedz reizi gadā projekta starpposma maksājuma pieprasījumā, ko iesniedz kā pirmo kalendārajā gadā. Informācija tiek norādīta par iepriekšējā kalendārajā gadā sasniegtiem HP rādītājiem, aizpildot maksājuma pieprasījuma D sadaļu.
! Informācija par HP „Ilgstspējīga attīstība” ieviešanu norādāma kumulatīvi.