Saskaņā ar Publisko iepirkumu likuma (PIL) 25.panta trešo daļu iepirkuma komisijas locekļiem, ekspertiem un iepirkuma dokumentu sagatavotājam, sākot darbu pie iepirkuma dokumentu izstrādes, kā arī pēc tam, kad kļuvuši zināmi konkrētā iepirkuma kandidāti vai pretendenti, jāparaksta apliecinājums, ka tie :
- nepārstāv konkrētu piegādātāju intereses, nav ieinteresēti to izvēlē;
- nav saistīti ar kandidātu vai pretendentu PIL 25. panta pirmās vai otrās daļas izpratnē
Iepirkuma komisijas priekšsēdētājs nodrošina apliecinājumu parakstīšanu.
! Komisijā iekļautajām personām ir jābūt informētām par to, kādos gadījumos ir konstatējams interešu konflikts (tai skaitā, nav nekādu faktu vai apstākļu pagātnē, tagadnē vai, iespējams, tuvākajā nākotnē, kas ļautu apšaubīt šīs personas objektivitāti).
PIL 25.panta pirmajā daļā minētais interešu pārstāvības jēdziens ir tulkojams saskaņā ar Iepirkumu direktīvas1 24. pantu - interešu konflikta jēdziens ietver vismaz visas tās situācijas, kad līgumslēdzējas iestādes personāla locekļiem vai tāda iepirkumu pakalpojumu sniedzēja personāla locekļiem, kas rīkojas līgumslēdzējas iestādes vārdā, kuri ir iesaistīti iepirkuma procedūras rīkošanā vai var ietekmēt šīs procedūras iznākumu, ir tieša vai netieša finansiāla, ekonomiska vai cita veida personiska ieinteresētība, ko var uzskatīt par tādu, kas kompromitē viņu objektivitāti un neatkarību iepirkuma procedūras kontekstā.
Piemēram, iepirkuma komisijas loceklis iepriekšējo 24 mēnešu laikā ir veicis pienākumus pie pretendenta uz uzņēmuma līguma pamata, piesaistītā eksperta esošais darba devējs ir iepriekš sadarbojies ar kādu no pretendentiem un šāda sadarbība ir ļoti iespējama arī nākotnē, dokumentu sagatavotājs ir iepriekš saņēmis atlīdzību no kāda pretendenta – visās šajās situācijās ir iespējams konstatēt tādu ieinteresētību, kas kompromitē attiecīgās personas objektivitāti un neatkarību iepirkumā.
PIL 25.panta pirmajā daļā minētā saistība ar pretendentu vai kandidātu ir konstatējama, ja iepirkuma dokumentu sagatavotājs (pasūtītāja amatpersona vai darbinieks), iepirkuma komisijas locekļi un eksperti ir:
- juridiskās personas — kandidāta, pretendenta vai apakšuzņēmēja — pašreizējais vai bijušais darbinieks, amatpersona, dalībnieks, akcionārs, prokūrists vai biedrs un ja šī saistība ar juridisko personu izbeigusies pēdējo 24 mēnešu laikā;
- juridiskās personas — kandidāta, pretendenta vai apakšuzņēmēja — akcionāra, kuram pieder vismaz 10 procenti akciju, dalībnieka, prokūrista vai amatpersonas tēvs, māte, vecāmāte, vecaistēvs, bērns, mazbērns, adoptētais, adoptētājs, brālis, māsa, pusbrālis, pusmāsa, laulātais (turpmāk — radinieks);
- fiziskās personas — kandidāta, pretendenta vai apakšuzņēmēja — radinieks.
Piemēram, ja iepirkuma dokumentācijas sagatavotājs uz darba līguma pamata iepriekšējo 24 mēnešu laikā divas dienas ir strādājis augstskolas eksāmenu komisijā (vienalga kurā fakultātē), gadījumā, ja šī augstskola iesniedz piedāvājumu iepirkumā, konstatējama dokumentu izstrādātāja saistība ar pretendentu, līdz ar to augstskola kā pretendents ir izslēdzama no iepirkuma atbilstoši PIL 42.panta pirmās daļas 4.punktam.
! Saskaņā ar Eiropas Savienības Tiesas praksi2 pasūtītājam ir aktīva loma interešu konflikta situāciju izvērtēšanā un tam ne tikai uzsākot iepirkuma procesu, bet visā tā norises laikā ir jāpārbauda, vai nepastāv iespējami interešu konflikti, un ir jāveic pasākumi, lai nepieļautu un atklātu interešu konfliktus, kā arī novērstu to sekas.
Lai pārbaudītu, vai Komisijas loceklim, sekretāram, iepirkuma dokumentācijas sagatavotājam vai ekspertam nav potenciāla interešu konflikta, jāpārliecinās par šo personu esošajām un bijušajām darba vietām, piemēram:
- iegūstot ziņas no publicētajām valsts amatpersonu deklarācijām
- savlaicīgi pieprasot, lai šīs personas uzrāda to darba vietas, iesniedzot pārskatu no Valsts ieņēmumu dienesta Elektroniskās deklarēšanas sistēmas “Darba vietas un nodarbinātības periodi” (ja nav pieejamas valsts amatpersonu deklarācijas).
! PIL 42.panta pirmās daļas 4.punktā ir noteikts izslēgšanas nosacījums – pasūtītājs izslēdz kandidātu vai pretendentu no dalības iepirkuma procedūrā, ja iepirkuma dokumentācijas sagatavotājs (pasūtītāja amatpersona vai darbinieks), iepirkuma komisijas loceklis vai eksperts ir saistīts ar kandidātu vai pretendentu šā likuma 25.panta pirmās un otrās daļas izpratnē vai ir ieinteresēts kāda kandidāta vai pretendenta izvēlē un pasūtītājam nav iespējams novērst šo situāciju ar mazāk kandidātu vai pretendentu ierobežojošiem pasākumiem.
Ja tiek konstatēts interešu konflikts, tas ir jānovērš. Atkarībā no tā, attiecībā uz kuru personu tiek konstatēts interešu konflikts, pasūtītāja rīcība interešu konflikta novēršanai var atšķirties:
- ja interešu konflikts konstatēts iepirkuma dokumentu izstrādātājam, interešu konfliktu faktiski nav iespējams novērst citādāk kā izslēdzot attiecīgo kandidātu vai pretendentu, ar kuru PIL 25.panta pirmās vai otrās daļas saistība ir konstatēta, vai arī pārtraucot iepirkumu
- ja interešu konflikta situācijā ir nokļuvis iepirkuma komisijas loceklis vai eksperts (ja vien iepirkuma komisijas loceklis vai eksperts nav vienlaikus arī gatavojis iepirkuma dokumentāciju), ir iespējama iepirkuma komisijas locekļa vai eksperta nomaiņa, ņemot vērā, ka pēc iespējas jāizvēlas kandidātus vai pretendentus mazāk ierobežojošs risinājums.
1Eiropas Parlamenta un Padomes 2014. gada 26. februāra direktīva 2014/24/ES par publisko iepirkumu un ar ko atceļ direktīvu 2004/18/EK
2Eiropas Savienības Tiesas 2015.gada 12.marta spriedums lietā C-538/13