Projektu īstenošana mediju nozares uzņēmumu procesu modernizēšanai

Sākotnēji ir iesniedzama informācija par atskaišu jeb progresa pārskatu iesniegšanas grafiku. Tas nepieciešams, lai projektos kopumā varētu plānot maksājumu plūsmu un apjomu.

Grafiku iesniedz 10 darbdienu laikā pēc projekta līguma noslēgšanas. Grafikā plāno atskaišu iesniegšanu par katriem 6 projekta īstenošanas mēnešiem, iekļaujot arīd periodus, kur nav plānoti izdevumi (izdevumu summa ir 0,00 EUR).

Grafiku var precizēt pēc nepieciešamības. Ja tiek veikti precizējumi, pamatojumā sniedz informāciju par izmaiņām plānotajos datumos un summās, papildus norādot, vai nav saskatāmi riski rādītāju sasniegšanā un termiņu ievērošanā.

Sākotnējo grafiku CFLA izskatīs līdz 10 darbdienu laikā, bet kārtējo grafiku – līdz 6 darbdienu laikā. 

Regulāro atskaiti jeb starpposma progresa pārskatu iesniedz par katriem 6 mēnešiem 20 darbdienu laikā pēc attiecīgā perioda beigām.

Savukārt noslēguma atskaitei jeb noslēguma progresa pārskatam ir noteikts galējais iesniegšanas termiņš – tas jāiesniedz ne vēlāk kā līdz 30.06.2026.

Kopā ar atskaiti (progresa pārskatu) ir iesniedzami:

• ja mērķi vai atskaites punkti ir sasniegti, to pamatojošie dokumenti, kā tas paredzēts AF Darbības kārtībā:
  • apliecinājums par platformas vai IT risinājuma un tā testēšanas pabeigšanu (nodošanas un pieņemšanas akts, eksperta atzinums);
  • saite uz platformu vai IT risinājumu tādā veidolā, kādā tas būs pieejams lietotājiem.
• aizpildīta iepirkuma pašpārbaudes lapa ar tai pievienojamiem dokumentiem par iepirkumiem, kuru izdevumi pirmo reizi iekļauti atskaitē (progresa pārskatā);
  • ja ir veikti iepirkuma līguma grozījumi, iepirkuma pašpārbaudes lapa, kur norādītas izmaiņas, jāiesniedz kopā ar kārtējo atskaiti (progresa pārskatu); 
  • Pašpārbaudes lapa nav jāiesniedz, ja tiek veikts zemsliekšņa iepirkums jeb cenu aptauja.
• rādītāju sasniegšanas izmaksas pamatojošie dokumenti. 

Aicinām ņemt vērā:

• Nepieciešamības gadījumā CFLA var lūgt kādu papildu informāciju, kas būtiska projekta ieviešanas kontekstā;
• Ja iesniegtajos dokumentos CFLA konstatē nepilnības, par to tiek nosūtīts paziņojums. Nepilnības novēršamas un informācija sniedzama vai precizējama - 10 darbdienu laikā;
• Noteiktais termiņš atskaišu izskatīšanai un maksājumiem (veic CFLA):
  • kārtējā atskaite jeb progresa pārskats - 45 darbdienas;
  • noslēguma atskaite jeb progresa pārskats - 65 darbdienas;
  • šis termiņš var tikt pagarināts gadījumā, ja atskaitēs nepieciešams veikt kādus precizējumus, novērst nepilnības, iesniegt papildu informāciju, izskatīt ekspertīzes vai atzinumus u.tml.

Projektā var saņemt līdz 30% no AF finansējuma apjoma. Finansējuma saņemšanai atverams norēķinu konts Valsts kasē. Alternatīva -  darījumu konts Latvijā vai ES reģistrētā kredītiestādē, bet šādā gadījumā jāiesniedz arī kredītiestādes garantija.

Iesniedzot avansa pieprasījumu, jāpievieno pamatojums un saistītie dokumenti, piemēram, noslēgts darba līgums, pakalpojuma līgums u.c., lai apliecinātu izdevumu rašanos (finansējuma izlietojumu) 6 mēnešu laikā no avansa izmaksāšanas brīža.

Avansu var saņemt gan kā vienreizīgu maksājumu, gan pa daļām projekta īstenošanas laikā.

Nākamo avansu var saņemt pēc tam, kad iepriekšējais saņemtais avanss ir ieguldīts pilnā apmērā, ko pamato iesniegtās atskaites (progresa pārskati).

Iesniegto avansa pieprasījumu CFLA izskatīs un veiks maksājumu 15 darbdienu laikā.

Izmaksas ir attiecināmas jeb izdevumi var tikt finansēti no projekta, ja tie atbilst programmas nosacījumiem (MK noteikumi Nr.119):

• izmaksas atbilst programmā minētajām pozīcijām,
• tās ir tieši saistītas ar projekta ietvaros veiktajām darbībām, samērīgas, pamatotas ar izdevumus apliecinošiem dokumentiem,
• kā arī ir ievēroti saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principi. 

Svarīgi ņemt vērā:

• Ja īstenošanas laikā projektā rodas sadārdzinājums (palielinās plānotās izmaksas), finansējuma saņēmējs šīs papildu izmaksas sedz no paša rīcībā esošajiem finanšu līdzekļiem, proti, projektā apstiprinātais AF finansējuma apjoms nevar tikt palielināts. 
• Jānodrošina, lai vienas un tās pašas projekta darbības netiktu finansētas dubultā (piemēram, citu projektu ietvaros). Tāpēc ar projekta īstenošanu saistītajos dokumentos jānorāda atsauce uz projektu.

Izmaksas pamatojošo dokumentu piemēri

• Digitālo risinājumu, auditorijas pētījumu, aparatūras, sensoru, iekārtu, programmatūras, programmatūras licenču un informācijas tehnoloģiju infrastruktūras izstrādes, iegādes, uzstādīšanas un pielāgošanas izmaksas; neatkarīga novērtējuma par projekta rezultātu sasniegšanu sagatavošanas izmaksas:
  • iepirkuma dokumentācija vai tirgus izpētes dokumenti; 
  • līgums ar piegādātāju; 
  • PNA un/vai nodevums; 
  • rēķins/pavadzīme;
  • bankas konta izdruka.

• Ar projekta darbībām tieši saistīto publicitātes un vizuālās identitātes pasākumu izmaksas, nepārsniedzot vienu procentu no projekta kopējām attiecināmajām izmaksām:

  • iepirkuma dokumentācija vai tirgus izpētes dokumenti (ja attiecināms);
  • līgums ar piegādātāju (ja attiecināms); 
  • PNA (ja attiecināms);
  • rēķins/pavadzīme; 
  • foto fiksācija; 
  • bankas konta izdruka.

• Projekta vadības un projekta īstenošanas personāla izmaksas, nepārsniedzot 10 procentus no projekta kopējām attiecināmajām izmaksām:
  • darba līgums, rīkojums vai vienošanās pie darba līguma par iesaisti projektā; 
  • uzņēmuma līgums - iepirkuma procedūras vai tirgus izpētes dokumenti, PNA, rēķins, nodevums (ja attiecināms); 
  • pienākumi projektā; 
  • bankas konta izdruka.

1. Pēc projekta līguma noslēgšanas 10 darbdienu laikā Projektu portālā (KPVIS) jānorāda dati par projektā plānotiem iepirkumiem (tai skaitā sadarbības partnera (ja attiecināms) plānotie iepirkumi). Iekļaujama arī informācija par plānotajām cenu aptaujām. Ja notiek kādas izmaiņas saistībā ar projektā plānotajiem iepirkumiem, šī informācija Projektu portālā (KPVIS) ir jāaktualizē. Tas veicams, kolīdz zināms par izmaiņām, bet ne vēlāk kā līdz iepirkuma procedūras uzsākšanai.

2. Projektā veicot iepirkumu, ir jāievēro MK noteikumi Nr.104 (kas nosaka iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtīb) ,bet, ja piegādes vai pakalpojumu paredzamā līgumcena ir mazāka par 70 000,00 EUR bez PVN, tad iepirkuma kārtību, kas noteikta šajos noteikumos, var nepiemērot (veicams zemsliekšņa iepirkums - cenu aptauja; sk. MK noteikumu 5.1.apakšpunktu)). 
    
3. Ir svarīgi, kāds statuss ir sadarbības partnerim, ja tāds tiek projektā piesaistīts. Ja projektā sadarbības partneris ir Publisko iepirkumu likuma subjekts, tad uz to ir attiecināmas šī likuma prasības, proti, partnerim iepirkums veicams atbilstoši likuma prasībām.

4. Iepirkumi un to rezultāti, kuru līgumcena pārsniedz 70 000,00 EUR bez PVN, ir publicējami Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) Publikāciju vadības sistēmā (tai skaitā iepirkuma nolikums ar tehnisko specifikāciju). Zemsliekšņa iepirkumi (cenu aptaujas) nav jāpublicē ne Elektronisko iepirkumu sistēmā (EIS), ne IUB Publikāciju vadības sistēmā.

5. Svarīgi nepieļaut:

• iepirkumu mākslīgu sadalīšanu:
  • iepirkumi (tai skaitā cenu aptaujas) ar līdzīgu raksturu, iepirkuma priekšmetu un mērķi ir skaitāmi kopā un veicami kopā, ja to kopsumma pārsniedz 70 000,00  EUR bez PVN (MK noteikumos Nr.104 noteiktais slieksnis). Šādi tiek mazināts sadalītā iepirkuma risks.
• Interešu konfliktu, kas norādīts MK noteikumi Nr.104 12.punktā, t.i. gadījums, kad finansējuma saņēmējs, tā dalībnieks (akcionārs), biedrs, padomes vai valdes loceklis, jebkuras minētās personas radinieks līdz otrajai radniecības pakāpei, laulātais vai svainis līdz pirmajai svainības pakāpei vai finansējuma saņēmēja prokūrists vai komercpilnvarnieks ir 1) piegādātājs vai piegādātāja apakšuzņēmējs; 2) piegādātāja vai tā apakšuzņēmēja dalībnieks (akcionārs), biedrs, padomes vai valdes loceklis, prokūrists, komercpilnvarnieks vai darbinieks.

6. Projektā veicot zemsliekšņa iepirkumu jeb cenu aptauju, jāievēro:

• Procesam jābūt dokumentētam (tiesības nedokumentēt, ja iepirkuma paredzamā līgumcena nepārsniedz 1000,00 EUR bez PVN);
• Cenu aptauja jāveic ar vismaz 3 piegādātājiem;
• Piedāvājumiem jābūt salīdzināmiem (tie nevar būt atšķirīgi);
• Cenu aptauju var veikt sarakstes veidā (sūta uzaicinājumu potenciālajam piegādātājam iesniegt piedāvājumu), meklējot informāciju internetā, telefoniski, u.c
• Noderīgi - IUB informatīvais materiāls, kā veicama cenu aptauja ES fondu finansētu projektu ietvaros.

7. Pārbaudes vajadzībām jāiesniedz iepirkuma dokumentācija, kas nav publiski pieejama, vai arī jānorāda saite, kur tā ir publiski pieejama.

8. Mediju atbalsta programmas noteikumos (MK noteikumi Nr.119) teikts, ka, veicot iepirkumus, iespēju robežās ir piemērojama sociāli atbildīga iepirkuma pieeja, kā arī, veicot datortehnikas un cita tehnoloģiskā aprīkojuma (iekārtu) iegādi, atbalstāma ir zaļā iepirkuma vai inovāciju iepirkuma principu ievērošana.

• Noderīgi materiāli:
  • IUB skaidrojums par Sociāli atbildīgu publisko iepirkumu;
  • Latvijas Sociālās uzņēmējdarbības asociācijas izstrādātās Vadlīnijas sociāli atbildīga publiskā iepirkuma īstenošanai;
  • IUB informatīvais materiāls, vai attiecīgais iepirkums būtu veicams kā sociāli atbildīgs iepirkums;
  • Zaļā iepirkuma piemērošanu regulē MK  noteikumi Nr.353;
  • Skaidrojumi un materiāli par zaļo iepirkumu - Viedās administrācijas un reģionālās attīstības ministrijas mājaslapā;
  • Vadlīnijas par inovāciju iepirkumu būtību, procedūru izvēli un citiem aspektiem – "Inovāciju iepirkuma īstenošana" (Ekonomikas ministrijas mājaslapā).

Par pārbaudēm projekta īstenošanas vietā CFLA informē finansējuma saņēmēju vismaz 5 darbdienas pirms plānotās pārbaudes.

CFLA ir tiesīga nepieciešamības gadījumā veikt arī pārbaudes, iepriekš par to neinformējot finansējuma saņēmēju.

Sasniegto rādītāju pārbaude

Projektos tiek pārbaudīts, vai faktiskā izpilde atbilst (tai skaitā projekta sasniedzamo rādītāju izpilde) iesniegtajām atskaitēm (jeb progresa pārskatiem) un citai dokumentācijai, kā arī projektā plānotajiem rādītāju apjomiem un mērķiem.

Tiek pārbaudīti:

1. Darba uzdevumi/Izmaiņu pieprasījumi (to grozījumi);
2. Tehniskā specifikācija (to grozījumi);
3. Pieņemšanas – nodošanas akti;
4. Iegādātie pamatlīdzekļi.
    

IKT risinājumam jābūt ieviestam produktīvajā darbībā (programmas MK noteikumu Nr.119  6. un 39.5. apakšpunkts). Tāpat pārbaudē pārliecinās, vai atskaitēs (jeb progresa pārskatos) sniegtā informācija atbilst AF Darbības kārtībā noteiktajiem rezultātiem un dokumentiem.

• Ja  sasniegto radītāju demonstrēšana kādu iemeslu dēļ nav iespējama produkcijas vidē, jāiesniedz pamatojums, ka testa un produkcijas vide ir identiskas:
  • Apliecinājuma  formā;
  • Ekrānuzņēmums no testa un produkcijas vides, kurā būtu skaidri redzams versijas numurs.

Projekta dokumentācijas pārbaude

Pārbaudē jānodrošina, lai būtu pieejami dokumentu oriģināli vai atvasinājumi ar juridisku spēku, t.sk. informācijai elektroniskā formātā.

Obligātās prasības publicitātes pasākuma noformēšanai:

• ES emblēma kopā ar diviem paziņojumiem “Finansē Eiropas Savienība” un "NextGenerationEU";
• Nacionalā attīstības plāna (NAP) logo.

ES emblēma kopā ar paziņojumiem “Finansē Eiropas Savienība” un NextGenerationEU visās valodās un krāsās ir pieejams lejupielādes centrā un tīmekļa vietnē https://www.esfondi.lv/. Savukārt tiešsaistes ģenerators nodrošina arī iespēju izveidot informācijas stendus, plāksnes un plakātus ar minēto logo.

Atveseļošanas fonda komunikācijas un dizaina vadlīnijas
 

Minimālās publicitātes prasības:

• Informācijas par projektu izvietošana savā oficiālajā tīmekļa vietnē, ja šāda vietne ir, un sociālajos medijos (publicē īsu un ar atbalsta apjomu samērīgu aprakstu par projektu, tostarp tā mērķiem un rezultātiem un uzsver no ES saņemto finansiālo atbalstu);
• Ja projekta kopējās izmaksas pārsniedz 100 000 eiro, faktiski uzsākot projektu, uzstāda sabiedrībai skaidri redzamu ilgtspējīgu plāksni vai informācijas stendu;
• Ja projekta kopējās izmaksas nepārsniedz 100 000 eiro, sabiedrībai skaidri redzamā vietā uzstāda vismaz vienu plakātu, kura minimālais izmērs ir A3, vai līdzvērtīgu elektronisku paziņojumu, kurā izklāstīta informācija par projektu un uzsvērts no Atveseļošanas fonda saņemtais atbalsts.

Ja tiek veikti citi publicitātes pasākumi, nepieciešama:

• atsaukšanās uz Atveseļošanas fondu kā finansējuma avotu, stāstot par projektu vai programmu visu veidu pasākumos un citos gadījumos;
• Mirkļbirku lietošana sociālo mediju ierakstos;
• Satura autora atruna materiālos, kas ietver plašu tekstuālo saturu un viedokļus (piemēram, prezentācijas, informatīvie drukas materiāli).

Līguma grozījumi veicami par būtiskām izmaiņām:

• finansējumā;
• termiņā;
• finansējuma saņēmēja nosaukumā u.c.

Ierosinot līguma grozījumus, Projektu portālā (KPVIS) jāiesniedz:

• pamatojums izmaiņām, t.sk. dokumenti;
• koriģētas projekta iesnieguma veidlapas sadaļas un pielikumi.

Ierosinātos līguma grozījumus CFLA izvērtēs 30 darbdienu laikā.

! Izmaiņas pamatdatos (kontaktinformācija, juridiskā adrese) fiksējamas Projektu portālā (KPVIS). Aicinājums pēc iespējas agrāk (3 darbdienu laikā) par šādām izmaiņām paziņojot arī savam projekta vadītājam CFLA.