Plānoto maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafiks

Šajā aprakstā sniegsim atbildes uz biežāk uzdotajiem jautājumiem par Plānoto maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafiku (PMPIG).

Ja kāds no Jūsu jautājumiem ir palicis neatbildēts, aicinām sazināties ar Jūsu projekta atbildīgo darbinieku CFLA, mēs Jums palīdzēsim!

Kas ir Plānoto maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafiks (PMPIG)?

Tā ir tabula, kurā finansējuma saņēmējs norāda, kādos termiņos (datumos) un kādā apmērā plāno CFLA iesniegt avansa maksājuma, starpposma maksājuma un noslēguma maksājuma pieprasījumu (maksājuma pieprasījums).

! Informāciju norāda:

• par visu projekta īstenošanas laiku, no projekta sākuma līdz projekta īstenošanas beigām;

• par visu projekta finansējumu – visu maksājuma pieprasījumu, neizlietotā finansējuma un neatbilstoši veikto izdevumu summu, par kuru vēl nav samazināta līguma/vienošanās kopējā attiecināmo izdevumu summa, kopsummai jāsakrīt ar līgumā/vienošanās paredzēto kopējo attiecināmo izdevumu summu.

Kāpēc PMPIG ir nepieciešams?

PMPIG ir pamata datu izejas avots dažādām prognozēm par ES fondu programmu ieviešanu valstī, kas ir ļoti būtiski investīciju plānošanas posmā, lai atbildīgās nozaru ministrijas un Finanšu ministrija kā ES fondu vadošā iestāde varētu nepieciešamības gadījumā lemt par ES fondu līdzekļu pārdali starp dažādām atbalsta programmām (lai nodrošinātu, ka Latvija kā ES dalībvalsts saņemtu iespējami lielu finansējuma daļu no tai atvēlētā kopējā ES fondu finansējuma 2014-2020.gada plānošanas periodā).

Sekmīgai iepriekš minēto procesu nodrošināšanai nepieciešama CFLA un finansējuma saņēmēja sadarbība – abām pusēm līdzdarbojoties, rūpīgi pievēršoties plānošanas procesam var panākt maksimāli precīzu naudas plūsmas aprēķinu.

Vienlaikus PMPIG ir arī viens no instrumentiem, ar kura palīdzību CFLA un pašam finansējuma saņēmējam ir iespējams sekot līdzi projekta ieviešanas progresam un savlaicīgi identificēt iespējamas nobīdes vai kavējumus.

Cik bieži PMPIG ir jāiesniedz?

Pirmais PMPIG finansējuma saņēmējam ir jāiesniedz CFLA 10 (desmit) darba dienu laikā pēc līguma/vienošanās noslēgšanas.

Ja projektā ir notikušas kādas izmaiņas iepriekš plānotajā naudas plūsmā un īstenošanas laika grafikā (piemēram, aizkavējies kāds iepirkums, piegāde, nav notikušas plānotās apmācības vai plānoti lielāki izdevumi kā sākotnēji aprēķināts un norādīts pirmajā PMPIG) un finansējuma saņēmējs konstatē, ka nākamais (turpmākie) maksājuma pieprasījumi būs par lielāku vai mazāku summu, tad finansējuma saņēmējam ir jāsagatavo jauns PMPIG, norādot tajā jaunās (aktuālās) maksājuma pieprasījumu summas, kā arī jāsniedz informācija – skaidrojums par izmaiņām projekta īstenošanā un naudas plūsmā, aizpildot PMPIG sadaļu “Veikto izmaiņu pamatojums”.

Izmaiņu gadījumā jauns PMPIG finansējuma saņēmējam ir jāiesniedz CFLA, tiklīdz ir zināma informācija par izmaiņām naudas plūsmā, bet ne vēlāk kā kopā ar kārtējo maksājuma pieprasījumu (kurā tiek norādīta jaunā, iesniegtā maksājuma pieprasījuma summa un precizēti nākamie maksājuma pieprasījumi atbilstoši izmaiņām projekta naudas plūsmā).

Ņemot vērā finanšu disciplīnas pasākumu ieviešanu no 2018.gada 1.septembra (atbilstoši grozījumiem Ministru kabineta 2014. gada 16. decembra noteikumos Nr. 784 "Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu un Kohēzijas fonda vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina plānošanas dokumentu sagatavošanu un šo fondu ieviešanu 2014.-2020. gada plānošanas periodā"), CFLA veiks ikgadējo PMPIG finansējuma izpildes novērtēšanu kalendāra gada griezumā, par pamatu ņemot iepriekšējā gada 1.februārī aktuālo PMPIG. (2019.gada sākumā PMPIG izvērtēšanai par 2018.gadu par pamatu tiks ņemts uz 2018.gada 1.septembri aktuāls PMPIG.).

Ja iepriekšējā kalendārā gadā finansējuma saņēmēja faktiski veikto izdevumu un CFLA iesniegto maksājuma pieprasījumu apmēra samazinājums ir vairāk nekā 25% no PMPIG plānotā (proti, PMPIG izpilde būs mazāka kā 75% no plāna) un nebūs iestājies neviens no izņēmumiem (Ministru kabineta 2014.gada 10.februāra noteikumu Nr.784 51.⁴ punkts), CFLA samazinās Eiropas Savienības fonda un valsts budžeta līdzfinansējumu, ja tāds projektā ir paredzēts, par starpību, kas pārsniedz 25% no PMPIG plānotā.

Ja finansējuma saņēmējam maksājuma pieprasījumi ir par pārskata periodiem – ceturkšņiem, kas nesakrīt ar kalendārā gada ceturkšņiem (piemēram, maksājuma pieprasījums par pārskata periodu no 1.februāra līdz 30.aprīlim utt.), norādām, ka ar finanšu disciplīnas pasākumu ieviešanu netiek mainīta līdzšinējā pieeja, t.i., finansējuma saņēmējs arī turpmāk iesniegs PMPIG un maksājuma pieprasījumus pa projekta īstenošanas ceturkšņiem/gadiem.

Piemēram, projekta īstenošanas gads ir no 1.marta līdz nākamā gada 28.februārim. Lai pārliecinātos, ka 2020.gada plāns ir izpildīts, t.i., ka 2020.gadā iesniegto maksājuma pieprasījumu summas samazinājums nav lielāks par 25%, sadarbības iestāde ņems vērā finansējuma saņēmēja PMPIG, kas aktuāls/aktualizēts līdz 2020.gada 1.februārim un maksājuma pieprasījumus, kas iesniegti no 01.01.2020.-31.12.2020., t.i., maksājuma pieprasījumi iesniegti, piemēram, 14.03.2020, 12.06.2020., 14.09.2020.un 14.12.2020., kas kopā aptver projektā veiktos izdevumus par periodu no 01.12.2019. līdz 30.11.2020. Sadarbības iestāde vērtēs maksājuma pieprasījumu iesniegšanas datumus un pieprasītās summas pēc fakta, nevis periodu, par kuriem veikti izdevumi.

Gadījumos, kad tiek veikta projekta īstenošanas termiņa pagarināšana par laiku, kas nepārsniedz 6 mēnešus (pamatojoties uz sadarbības iestādes izvērtētu un apstiprinātu lēmumu par projekta īstenošanas termiņa pagarināšanu), un šīs pagarināšanas rezultātā notiek projekta beigu termiņa datuma pārbīde uz nākamo kalendāro gadu, kā rezultātā tekošajā kalendārajā gadā rodas maksājuma pieprasījumu apjoma samazinājums par vairāk nekā 25%, ES finansējums netiks samazināts un finanšu disciplīnas pasākumi netiks piemēroti, lai nodrošinātu vienlīdzīgu attieksmi pret dažādiem finansējuma saņēmējiem.

Piemēram, gadījumā, kad projekta, kura sākotnējais beigu termiņš bijis 01.11.2019., īstenošanas termiņš tiek pagarināts par 5 mēnešiem, beigu termiņš pēc pagarināšanas būs 01.04.2020. un attiecīgi tiks precizēts 2. pielikums projekta iesniegumam “Finansēšanas plāns” un PMPIG, pārceļot daļu 2019. gadā plānotās izmaksas uz 2020.gadu. Kaut gan tas ietekmēs 2019. gada plānu un izpildi, šajā gadījumā finanšu disciplīnas pasākumi netiks piemēroti.

Faktori, kas jāņem vērā, plānojot projekta naudas plūsmu un PMPIG

Plānojot projekta naudas plūsmu un sagatavojot PMPIG, jāņem vērā projektā plānoto (atbalstāmo) darbību laika grafiks, specifiskā atbalsta vai pasākuma mērķa grupas iesaistes ietekme uz kopējo plānoto naudas plūsmu, kā arī projekta vadības personāla piesaiste.

Faktori, kas rada būtisku ietekmi uz projekta naudas plūsmu un PMPIG, ir šādi:

1. Iepirkumu progress - kā projekta ieviešanu un naudas plūsmu ietekmēs nepieciešamais laiks iepirkuma izvērtēšanai, iespējamās iepirkuma rezultāta pārsūdzības un iepirkuma līguma izpilde? T.i:

• Visi iepirkumi projektā ir noslēgušies un darbu izpilde norit bez kavējumiem – risks būtiskām izmaiņām zems vai vidējs;
• Projektā visi iepirkumi noslēgušies, bet darbi vēl nav uzsākti (vai uzsākti nesen) – risks izmaiņām vidēji augsts;
• Projektā noslēgusies daļa no iepirkumiem – risks izmaiņām vidējs vai augsts;
• Projektā vēl nav uzsākti iepirkumi – risks būtiskām izmaiņām ļoti augsts.

! Naudas plūsmā jāieplāno reāls termiņš iepirkumu izvērtēšanai, kā arī noteikti jāparedz laiks iespējamai iepirkuma rezultāta pārsūdzībai

2. Avansa maksājumi darbu izpildītājiem: plānojot avansus darba izpildītājiem, it sevišķi gadījumā, kad projektā vēl nav izsludināti iepirkumi vai nav zināms iepirkuma rezultāts, analizēt un ņemt vērā risku, ka darbu veicējs var nepieprasīt avansu.

! Aicinām PMPIG neiekļaut plānoto avansa maksājumu, ja nav pārliecības, ka darbu izpildītājs to pieprasīs, tādējādi neradot plāna neizpilde avansa nepieprasīšanas dēļ. Pēc līguma noslēgšanas vai līguma slēgšanas procesā, kad ar konkrēto izpildītāju ir panākta vienošanās par avansa nepieciešamību, finansējuma saņēmējs sagatavo jaunu PMPIG iesniegšanai CFLA, iekļaujot tajā avansu darbu izpildītājam.

Ja iepirkumos, kuri uz PMPIG sagatavošanas brīdi nebūs izsludināti, iepirkuma nosacījumos būs plānots avansa maksājums izpildītājam, “Veikto izmaiņu pamatojuma” laukā norāda, ka PMPIG nav ieplānots iepirkuma līgumā/-os plānotais avanss izpildītājam noteiktā apjomā (ja ir zināms), un tiklīdz būs noslēgts iepirkuma līgums, tiks iesniegts aktualizēts PMPIG.

3. Sezonalitātes ietekme - vai un cik lielā mērā projektu ietekmē sezonalitāte? Piemēram:

• Būvniecības darbi jāparedz pavasarī, vasarā un rudenī, atbilstoši - ziemas sezonā un pavasara sākumā naudas plūsmas ievērojami samazināsies;

! Lai plānošana būtu iespējami precīza, aicinām kritiski vērtēt iespējamos nelabvēlīgo laika apstākļu periodus (balstoties uz pēdējām 5 sezonām), lai izvairītos no riska, ka pārlieku optimistiski plānota naudas plūsma kavējas. Piemēram, ieilgušas ziemas dēļ u.tml.

• Projektos, kuros paredzētas apmācības, jāņem vērā vasaras atvaļinājumu laiks, līdz ar to rudens sākumā naudas plūsmas jāplāno piesardzīgāk;
• Tūrisma izstādes pārsvarā tiek organizētas rudenī un ziemā, līdz ar to naudas plūsma vasarā un rudenī samazināsies.

4. Trešās puses ietekme uz projekta mērķa sasniegšanu:

• Ja projektā nepieciešams saņemt specifiskus saskaņojumus no kādas kompetentās iestādes vai reglamentētas jomas sertificēta eksperta, aicinām kritiski izvērtēt šādam procesam nepieciešamo laiku un ieplānot papildu laika rezervi iespējamu skaidrojumu sniegšanai;
• Ja projektā ir viens vai vairāki sadarbības partneri, tad, plānojot naudas plūsmu un sagatavojot PMPIG, visos minētajos faktoros jāņem vērā sadarbības partnera(u) plānotās darbības un finanšu plāni. Finansējuma saņēmējs ir atbildīgs par projektā iesaistīto partneru sagatavotās informācijas ticamības pārbaudi, pirms tā tiek ņemta vērā, sagatavojot projekta PMPIG.

5. Neparedzēto izdevumu plānošana:

Aicinām kārtējā gada naudas plūsmā (un PMPIG) neiekļaut projekta iesniegumā minētos neparedzētos izdevumus, tādējādi neradot plāna neizpildi, ja šie izdevumi netiks izmantoti.

Kas ir jānorāda PMPIG sadaļā “Veikto izmaiņu pamatojums”?

Pamatojumā nepieciešams sniegt detalizētu informāciju:

1. par apstākļiem, kas ir ietekmējuši līdzšinējo projektā plānoto naudas plūsmu (piemēram, kādas izmaiņas notikušas projekta ieviešanas laika grafikā, kā noris iepirkuma process (piemēram, pārsūdzības, iepirkums beidzies bez rezultāta)), kā rezultātā iepriekš iesniegtās prognozes par maksājuma pieprasījumu termiņiem vai apmēriem nav aktuālas;
2. par pieņēmumiem, uz kuriem pamatojoties ir pārplānota naudas plūsma projektā, kādā apmērā pārplānota;
3. norādot uz konstatētajiem riskiem, vai un kā naudas plūsmas nobīde ietekmē projekta mērķa sasniegšanu, kā arī par risinājumiem konstatēto risku mazināšanai (piemēram, darbību pārplānošana);
4. par to, ka ir noslēgts iepirkuma līgums, kurā ir paredzēts avanss izpildītājam, gadījumā, ja izpildītājs pieprasīs avansa maksājumu, ja attiecināms, un iepriekš plānotais avanss PMPIG netika iekļauts, taču bija sniegta informācija, ka PMPIG nav ieplānots šis avansa maksājums izpildītājam līdz iepirkuma līguma noslēgšanai.

Šī informācija ir nepieciešama, lai CFLA būtu informēta par projekta ieviešanas gaitu, savlaicīgi identificējot iespējamas novirzes vai kavējumus.

Kādi iesniegšanas termiņi (datumi) PMPIG ir jānorāda?

Līguma/ vienošanās sadaļā “Maksājuma pieprasījumu iesniegšanas un izskatīšanas kārtība” ir norādes par to, kad finansējuma saņēmējam ir jāiesniedz pirmais un turpmākie Maksājuma pieprasījumi un kāda ir to iesniegšanas regularitāte.

Atsevišķi vienojoties, ir iespējama iesniegšanas datumu izmaiņa vai ārpuskārtas maksājuma pieprasījuma iesniegšana. Visbiežāk projektos maksājuma pieprasījumi CFLA jāsniedz reizi 3 vai 6 mēnešos, no projekta sākuma līdz projekta īstenošanas beigām. Maksājuma pieprasījumu var iesniegt arī tad, ja pārskata periodā izdevumi nav radušies (tie ir maksājuma pieprasījumi, kuros finansējuma saņēmējs sniedz informāciju tikai par projekta ieviešanas progresu un maksājumi izdevumi attiecīgajā pārskata periodā projekta ietvaros nav veikti).

Kā PMPIG norādīt finansējumu sadalījumā pa izdevumu ekonomiskās klasifikācijas kodiem (EKK) ?*

*Saistošs finansējuma saņēmējiem - pašvaldībām, pašvaldību padotības iestādēm, no valsts budžeta daļēji finansētām atvasinātām publiskām personām

Plānotos izdevumus katram maksājuma pieprasījumam PMPIG finansējuma saņēmējs norāda tajā izdevumu ekonomiskās klasifikācijas kodā (EKK), no kāda izdevumus ir plānots veikt un uzskaitīt projektā (uzturēšanas izdevumi (EKK 2000), piemēram, atlīdzības izdevumi, kārtējie izdevumi vai kapitālie izdevumi (EKK 5000), piemēram, ilgtermiņa ieguldījumi). Izdevumi norādāmi atbilstoši iestādē apstiprinātai grāmatvedības politikai.

Cik lielu avansa maksājumu var pieprasīt?

Būtiskas lietas, kam pievērst uzmanību, pirms pieprasīt avansa maksājumu:

1. Avansa maksājuma pieejamība, tā maksimālais apmērs, izmaksāšanas kārtība un informācija par to, no kura finansējuma avota var pieprasīt avansa maksājumu (tikai no projektā piešķirtā ES fonda finansējuma vai arī no piešķirtā valsts budžeta līdzfinansējuma, valsts budžeta dotācijas pašvaldībai) ir noteikts Ministru kabineta noteikumos par specifiskā atbalsta mērķa vai tā pasākuma īstenošanu un līgumā/ vienošanās par projekta īstenošanu;
2. Projektā ir jābūt jau noslēgtam pakalpojumu, preču piegādes vai būvdarbu līgumam (ja avansu plānots izmantot projekta personāla atlīdzības izdevumiem, tad jābūt jau noslēgtiem konkrētiem darba līgumiem un avansa pamatojumam ir jāpievieno aprēķins par nepieciešamo finansējumu);
3. Aprēķinot avansa maksājuma apmēru, attiecināmo izmaksu kopsummā neiekļauj projekta budžeta kopsavilkumā iekļautos neparedzētos izdevumus;
4. ja vien Ministru kabineta noteikumos par specifiskā atbalsta mērķa vai tā pasākuma īstenošanu un līgumā/ vienošanās par projekta īstenošanu nav noteikti citi termiņi, tad projekta plānotajai naudas plūsmai turpmākajiem 5 (pieciem) mēnešiem ir jābūt tādā apmērā, lai tiktu nodrošināti faktiskie izdevumi saņemtā avansa maksājuma apmērā, t.i., 6 (sešu) mēnešu laikā pēc avansa maksājuma saņemšanas finansējuma saņēmējam ir jāiesniedz CFLA maksājuma pieprasījumi saņemtā avansa maksājuma apmērā (maksājuma pieprasījuma summā tiek iekļauti visi attiecīgajā pārskata periodā veiktie projekta attiecināmie izdevumi sadalījumā pa visiem projektā noteiktajiem finansēšanas avotiem, nevis tikai tie finansēšanas avoti, no kuriem tika veikts avansa maksājums);
5. ja avansa maksājumu finansējuma saņēmējs plāno pieprasīt uzreiz pēc līguma/ vienošanās noslēgšanas, kopā ar avansa maksājuma pieprasījumu aģentūrā jāiesniedz arī pirmais PMPIG;
6. avansa maksājumu var pieprasīt arī pa daļām (vairākos pieprasījumos visa projekta īstenošanas laikā), vienlaikus ievērojot šīs sadaļas 2. 3. un 4.punktā minēto, aprēķinot katra konkrētā avansa pieprasījuma apmēru. Kopējā pieprasītā avansa maksājumu summa nedrīkst pārsniegt Ministru kabineta noteikumos par specifiskā atbalsta mērķa vai tā pasākuma īstenošanu un līgumā/ vienošanās par projekta īstenošanu noteikto.

Kas ir jānorāda PMPIG ailē “Neizlietotais finansējums”?

Neizlietotais finansējums” ailē jānorāda šādas summas:

1. finansējums, kas netiks ieguldīts projekta īstenošanā, projekta darbībās, piemēram:

1.1. radusies ekonomija, jo, piemēram, iepirkuma līgumi tika noslēgti par mazākām summām, nekā bija sākotnēji plānots, vai kāda projekta darbība vai pasākums netiks īstenots;

1.2. līdz projekta īstenošanas beigām nerodas iepriekš neparedzamas situācijas un tāpēc projekta iesniegumā plānotie neparedzētie izdevumi (budžeta kopsavilkuma 15.pozīcija) netika izmantoti;

2. līdz līguma/ vienošanās grozījumu akceptēšanai – finansējuma apmērs, kas ir ietaupīts kādā no budžeta pozīcijām un par kuru plānots ierosināt projekta līguma/ vienošanās grozījumus un šo finansējumu pārdalīt jaunu atbalstāmo darbību/ izmaksu iekļaušanai projektā.

3. var tikt norādīta projektā plānotā neparedzamo izdevumu summa līdz brīdim, kad rodas situācija, kurā neparedzamie izdevumi tiks izlietoti (atbilstoši sadāļā “Faktori, kas jāņem vērā, plānojot projekta naudas plūsmu un PMPIG” minētajam – aicinām kārtējā gada naudas plūsmā (un PMPIG) neiekļaut projekta iesniegumā minētos neparedzētos izdevumus, tādējādi neradot plāna neizpildi, ja šie izdevumi netiks izmantoti. Neparedzami izdevumi var tikt plānoti vēlākos gados vai norādīti ailē “Neizlietotais finansējums”, pamatojumā norādot, kāda summa ir neparedzamie izdevumi.

Šī aile aizpildāma, tiklīdz kļūst zināms, ka projektā rodas šāda veida finansējums (kā arī pirms ir iesniegti projekta grozījumi par attiecināmo izdevumu samazināšanu vai pirms ir plānots ierosināt projekta līguma/ vienošanās grozījumus un šo finansējumu pārdalīt jaunu atbalstāmo darbību/ izmaksu iekļaušanai projektā). Ja plānoti līguma/ vienošanās grozījumi, ar kuriem šo finansējumu plāno pārdalīt jaunu atbalstāmo darbību/ izmaksu iekļaušanai projektā, precizējot grafiku, līdz projekta līguma/ vienošanās grozījumu akceptēšanai šo finansējumu iekļauj ailē “Neizlietotais finansējums”, un PMPIG sadaļā “Veikto izmaiņu pamatojums” norāda, kāda summa ir papildus iekļauta ailē “Neizlietotais finansējums” un kādām atbalstāmajām darbībām/ izmaksu iekļaušanai projektā ar līgumu/ vienošanās grozījumiem plānots to novirzīt.

Ņemot vērā izmaiņas projekta naudas plūsmā pēc nepieciešamības finansējums no “Neizlietotā finansējuma” ailes var tik pārplānots uz plānotajiem maksājuma pieprasījumiem.