Pārskatu par projekta dalībniekiem finansējuma saņēmējs iesniedz reizi gadā līdz 30. janvārim par iepriekšējā kalendāra gada dalībniekiem un sasniegtiem tūlītējiem rādītājiem un ar noslēguma maksājuma pieprasījumu par dalībniekiem, kas uzsāka dalību pēc pēdējā pārskata perioda beigām, ESF+ projekti, kuros ir noteikts uzraudzības rādītājs "dalībnieku/personu skaits", kā arī tie ERAF projekti, kas paredz fizisku personu apmācības vai kapacitātes stiprināšanas pasākumus. Atbilstoši atbildīgās iestādes norādījumiem sadaļā neiekļauj to dalībnieku datus, kas piedalās publiskos atvērtā tipa pasākumos.
Dalībnieku ir nepieciešams reģistrēt vienu reizi darbībā. Par katru no darbībām tiek veidots atsevišķs ieraksts šajā veidlapā. Mikrodati par dalībnieku apkopojami, uzsākot darbību (brīdī, kad dalībnieks iesaistās attiecīgajā darbībā), ja darbības laikā mainās kāds no parametriem (piemēram, vecums, dalījums pēc statusa darba tirgū u.tml.) izmaiņas dalībnieka datos nav jāveic. Darbībai noslēdzoties vai tiekot pārtrauktai, attiecīgi tiek aizpildīta informācija 2.tabulas 1.sadaļā “Informācija par dalību”, kā arī četru nedēļu laikā pēc dalības apkopta informācija 2.tabulas 5. sadaļā “ Dati par dalībnieku 4 nedēļas pēc dalības beigām (t.sk. dalību priekšlaicīgi pārtraukušie)”.
Pārskatu par projekta dalībniekiem pārbauda 80 dienu laikā pēc tā saņemšanas. Ja pārskats par projekta dalībniekiem tiek iesniegts kopā ar noslēguma maksājuma pieprasījumu, CFLA to pārbauda un apstiprina līdz noslēguma maksājuma pieprasījumā iekļauto attiecināmo izdevumu apstiprināšanai.
CFLA ir tiesības precizēt datus atbilstoši tai pieejamiem reģistros un valsts informācijas sistēmās iekļautajiem datiem. Ja tiek konstatētas neprecizitātes datos, kas nav pieejami reģistros un valsts informācijas sistēmās, CFLA lūdz finansējuma saņēmēju precizēt iesniegto pārskatu par projekta dalībniekiem vai sniegt papildu informāciju. Finansējuma saņēmējs precizē pārskatu par projekta dalībniekiem vai sniedz papildu informāciju piecu darbdienu laikā pēc CFLA pieprasījuma saņemšanas vai citā termiņā, par ko atsevišķi vienojas ar CFLA.
Datu ievadei un importam Projektu portālā (KPVIS) izmanto excel faila lapas "2.tabula" pieejamu tabulu. Tabulā iekļauj datus par tiem dalībniekiem, kuriem ir piešķirts Latvijas personas kods.
Par dalībniekiem, kuriem nav piešķirts Latvijas personas kods, datus ievada manuāli KPVIS.
SVARĪGI!
Datu importēšanai KPVIS jāizmanto tikai 2. tabula. Tabulas formāts nedrīkst tikt mainīts, jaunas kolonnas pievienot nevar. Jāievēro datu lauku formāti un jāievada tikai atbilstošas vērtības, pretējā gadījumā imports var neizdoties. (Papildu informācija par aizpildīšanu atrodama lapā ''Par 2.tabulu'').