Pārskatu par projekta dalībniekiem finansējuma saņēmējs iesniedz reizi gadā līdz 30. janvārim par iepriekšējā kalendāra gada dalībniekiem un sasniegtiem tūlītējiem rādītājiem un ar noslēguma maksājuma pieprasījumu par dalībniekiem, kas uzsāka dalību pēc pēdējā pārskata perioda beigām, ESF projekti, kuros ir noteikts uzraudzības rādītājs "dalībnieku/personu skaits", kā arī tie ERAF projekti, kas paredz fizisku personu apmācības vai kapacitātes stiprināšanas pasākumus. Atbilstoši atbildīgās iestādes norādījumiem sadaļā neiekļauj to dalībnieku datus, kas piedalās publiskos atvērtā tipa pasākumos.
Dalībnieku ir nepieciešams reģistrēt vienu reizi darbībā. Par katru no darbībām tiek veidots atsevišķs ieraksts šajā veidlapā. Mikrodati par dalībnieku apkopojami, uzsākot darbību (brīdī, kad dalībnieks iesaistās attiecīgajā darbībā), ja darbības laikā mainās kāds no parametriem (piemēram, vecums, dalījums pēc statusa darba tirgū u.tml.) izmaiņas dalībnieka datos nav jāveic. Darbībai noslēdzoties vai tiekot pārtrauktai, attiecīgi tiek aizpildīta informācija 2.tabulas 1.sadaļā “Informācija par dalību”, kā arī četru nedēļu laikā pēc dalības apkopta informācija 2.tabulas 8. sadaļā “Tūlītējie rādītāji (dati par dalībnieku mēnesi pēc dalības pabeigšanas)”.
Pārskatu par projekta dalībniekiem pārbauda 20 darba dienu laikā pēc tā saņemšanas. Ja pārskats par projekta dalībniekiem tiek iesniegts kopā ar noslēguma maksājuma pieprasījumu, sadarbības iestāde to pārbauda un apstiprina līdz noslēguma maksājuma pieprasījumā iekļauto attiecināmo izdevumu apstiprināšanai.
Sadarbības iestādei ir tiesības precizēt datus atbilstoši tai pieejamiem reģistros un valsts informācijas sistēmās iekļautajiem datiem. Ja tiek konstatētas neprecizitātes datos, kas nav pieejami reģistros un valsts informācijas sistēmās, sadarbības iestāde lūdz finansējuma saņēmēju precizēt iesniegto pārskatu par projekta dalībniekiem vai sniegt papildu informāciju. Finansējuma saņēmējs precizē pārskatu par projekta dalībniekiem vai sniedz papildu informāciju piecu darbdienu laikā pēc sadarbības iestādes pieprasījuma saņemšanas vai citā termiņā, par ko atsevišķi vienojas ar sadarbības iestādi.
Iesniegtā pārskatu par projekta dalībniekiem pārbaudes termiņu sadarbības iestāde var pagarināt uz laiku, ne ilgāku par 10 darba dienām pēc papildu informācijas vai precizējumu saņemšanas dienas.