Projekta precizēšana pirms līguma slēgšanas

Pēc lēmuma par projekta iesnieguma apstiprināšanu pieņemšanas vai atzinuma par nosacījumu izpildi izdošanas un pirms līguma noslēgšanas finansējuma saņēmējs var precizēt projekta iesniegumā norādīto informāciju, ja tā nav aktuāla, nemainot projekta iesnieguma būtību.

Projekta iesniedzējs drīkst  precizēt projekta iesniegumā norādīto finansējuma saņēmēja kontaktinformāciju, juridisko adresi, informāciju par amatpersonu, kura parakstīs līgumu par projekta īstenošanu un amatpersonas paraksta paraugu, paraksttiesīgās personas pilnvarojumu — projekta iesniegumā norādīto informāciju, kas projekta iesnieguma vērtēšanas laikā ir kļuvusi neaktuāla, bet nemaina projekta iesniegumu pēc būtības.

! Precizējot projekta iesniegumu, jāievēro, ka līgums ir jānoslēdz 30 darba dienu laikā pēc lēmuma par projekta iesnieguma apstiprināšanu vai atzinuma par nosacījumu izpildi stāšanās spēkā.

Līguma slēgšana

Pēc lēmuma par projekta iesnieguma apstiprināšanu vai atzinuma par lēmumā ietverto nosacījumu izpildi stāšanās spēkā CFLA un finansējuma saņēmējam ir pienākums 30 darba dienu laikā noslēgt līgumu. Pēc finansējuma saņēmēja argumentēta lūguma vai citu objektīvu apstākļu dēļ var pagarināt līguma noslēgšanas termiņu līdz 60 darba dienām.

 Līguma slēgšanas procesa shēma

liguma sagatavosana

CFLA pēc projekta iesnieguma apstiprināšanas nosūta finansējuma saņēmējam vēstuli par projekta apstiprināšanu vai vēstuli par projekta iesniegumam izvirzīto nosacījumu izpildi. Vēstulē iekļauj  lūgumu iesniegt līguma slēgšanai nepieciešamo informāciju:

  • finansējuma saņēmēja rekvizītus, ja tie ir mainījušies kopš projekta iesnieguma iesniegšanas brīža;
  • informāciju par amatpersonu, kura parakstīs līgumu/vienošanos par projekta īstenošanu un, ja attiecināms, amatpersonas paraksta paraugu, kā arī to personu parakstu paraugus, kuras līguma ietvaros būs tiesīgas finansējuma saņēmēja vārdā apstiprināt un parakstīt visus ar projekta ieviešanu saistītos dokumentus;
  • paraksttiesīgās personas pilnvarojumu (ja attiecināms);
  • informāciju par finansējuma saņēmējam nepieciešamo avansa apmēru, ja tas vēlas saņemt avansa maksājumu pēc līguma noslēgšanas;
  • informāciju, ka, slēdzot līgumu ar CFLA par projekta īstenošanu, vēlas kļūt par KP VIS lietotāju (ja attiecināms);
  • jebkuru citu informāciju, kas nepieciešama līguma slēgšanai, piemēram, projekta īstenošanas laika grafiks u.c. (ja attiecināms).

Pēc nepieciešamās informācijas saņemšanas CFLA sagatavo un paraksta līgumu un nosūta to parakstīšanai finansējuma saņēmējam. Finansējuma saņēmējam ir jānodrošina līguma parakstīšana un CFLA vizētā līguma eksemplāra nosūtīšana atpakaļ CFLA 20 darba dienu laikā, ja līgums ir papīra formā, vai līguma elektroniska parakstīšana un elektroniski parakstīta līguma nosūtīšana CFLA 5 darba dienu laikā, ja līgums ir elektroniska dokumenta formā.

 

  • ! 2021. - 2027. gada plānošanas perioda projektu līgumi tiek slēgti (parakstīti) KP VIS sistēmā. Vairāk par līguma parakstīšanas procesu: 

Finansējuma saņēmēja darbības pēc līguma noslēgšanas:

Pēc līguma noslēgšanas finansējuma saņēmējam 10 darba dienu laikā CFLA ir jāiesniedz:

  • iepirkumu plāns;
  • plānotais maksājuma pieprasījumu iesniegšanas grafiks.

Ja projekta ietvaros ir plānots piesaistīt sadarbības partnerus, finansējuma saņēmējs iesniedz sadarbības līgumu vai vienošanos par pušu savstarpējām saistībām attiecībā uz projekta ieviešanu vai arī, sadarbības apliecinājumu, ja tas paredzēts SAM MK noteikumos, un pēc pieprasījuma iesniedz to CFLA.

Ja tiesības projekta īstenošanas laikā parakstīt visus ar projektu saistītos dokumentus tiek deleģētas citai personai, ir jāiesniedz attiecīgs pilnvarojums.

Izmaiņu gadījumā līgumā noteiktajos termiņos finansējuma saņēmējam ir jānodrošina aktuālās informācijas iesniegšana CFLA.

! Finansējuma saņēmējam ir jānodrošina, ka ar projekta īstenošanu saistītā dokumentācija ir nodalīta no pārējās finansējuma saņēmēja pamatdarbības dokumentācijas un tai ir jābūt izsekojamai. Lai novērstu dubultā finansējuma risku, kad finansējuma saņēmējs saņem finansējumu no vairākiem ES, finanšu instrumentu, valsts vai pašvaldību līdzekļiem par vienu un to pašu attiecināmo izdevumu apmaksu vienlaicīgi, visos ar projekta īstenošanu saistītajos dokumentos (piegāžu un pakalpojumu līgumos, maksājumu uzdevumos u. c.) ir jānorāda projekta identifikācijas numurs.

Atbilstoši līguma vispārējos noteikumos norādītajam finansējuma saņēmēja pienākums ir:

  • savā grāmatvedības uzskaitē uzskaitīt visus ar projektu saistītos ieņēmumus un izdevumus, nodrošinot, ka ar projektu saistītie ieņēmumi un izdevumi ir nodalīti no pārējiem uzņēmuma ieņēmumiem un izdevumiem. Tas nozīmē, ka uzņēmuma konta plāns ir jāpapildina ar projekta īstenošanai nepieciešamajiem grāmatvedības uzskaites kontiem, apakškontiem vai dimensijām;
  • nodrošināt visu ar projektu saistīto dokumentu, t.sk. projekta iesnieguma, sarakstes dokumentu, iepirkuma dokumentācijas, noslēgto līgumu, veikto darbu, piegāžu un sniegto pakalpojumu apliecinošu dokumentu, veikto maksājumu apliecinošo dokumentu oriģinālu vai to atvasinājumu ar juridisku spēku glabāšanu, uz projekta lietas norādot pamatinformāciju par projektu (līguma numuru, projekta nosaukumu, lietas nosaukumu un uzglabāšanas termiņu).

Ja finansējuma saņēmēja uzņēmumā jau ir izveidota lietu nomenklatūra, tad projekta lietu veidošanai var tikt izmantota uzņēmumā jau esošā lietu nomenklatūras sistēma, tajā integrējot nepieciešamās pozīcijas un ievērojot projekta līgumā noteiktos lietu glabāšanas termiņus.

Gadījumos, ja uzņēmumā izveidotajā lietu nomenklatūrā ir norādīts, ka dokumenti tiek glabāti struktūrvienībās, kuru pārraudzībā ir attiecīgo dokumentu sagatavošana vai izpilde (piemēram, grāmatvedība, juridiskā nodaļa, personāla daļa, utt.), projekta lietā ir jāatrodas dokumenta kopijai ar norādi, kur tiek glabāts dokumenta oriģināls.

Līguma grozījumi

Ja pēc līguma noslēgšanas tajā ir nepieciešami grozījumi, finansējuma saņēmējs vai CFLA var ierosināt līguma grozījumus līgumā paredzētajā kārtībā.

Ja līguma grozījumu ierosinātājs ir CFLA, tā sagatavo un nosūta vēstuli finansējuma saņēmējam, kurā ir norādīts ierosināto līguma grozījumu pamatojums, un vēstules pielikumā pievieno sagatavotos līguma grozījumus.

Lai ierosinātu līguma grozījumus, finansējuma saņēmējam ir jāiesniedz līguma grozījumu priekšlikums CFLA, tajā skaitā izziņa par grozījumiem līgumā. Izziņā par grozījumiem līgumā ir jānorāda projekta attiecīgās sadaļas esošā redakcija, kuru paredzēts ar līguma grozījumiem precizēt, iesniegto grozījumu redakcija un grozījumu pamatojums. Ja finansējuma saņēmējs ir KP VIS lietotājs, grozījuma priekšlikumu un ar to saistīto informāciju iesniedz  e- vidē jeb Kohēzijas politikas fondu vadības informācijas sistēmā (KP VIS)

Finansējuma saņēmējam, rosinot līguma grozījumus, jāņem vērā, ka, sākot ar 01.09.2018., līgumā paredzēto projekta īstenošanas termiņu nevarēs pagarināt par laiku, kas kopumā pārsniedz 6 mēnešus (šajā ierobežojumā neiekļauj līdz 01.09.2018. veiktos projekta īstenošanas termiņa pagarinājumus), ja neiestājas kāds no šiem gadījumiem:

  • īstenojot projektu, ir radies ietaupījums;
  • īstenojot projektu, tā ietvaros veiktais iepirkums ir izbeigts bez rezultātiem, jo nav iesniegts neviens pretendenta piedāvājums vai pieteikums vai iesniegtie piedāvājumi vai pieteikumi neatbilst iepirkuma procedūras dokumentos noteiktajām prasībām, vai iesniegtajos piedāvājumos vai pieteikumos norādītā līgumcena ievērojami pārsniedz projekta ietvaros paredzēto līgumcenu;
  • piegādātājs, ar kuru projekta ietvaros noslēgts iepirkuma līgums, ir atzīts par maksātnespējīgu vai tiesā ir iesniegts pieteikums par piegādātāja maksātnespējas procesa uzsākšanu;
  • piegādātājs, ar kuru projekta ietvaros ir noslēgts iepirkuma līgums, bez tiesiska pamata pārtrauc pildīt minēto līgumu;
  • projekta ietvaros noslēgtais iepirkuma līgums ir pārtraukts un tiek veikta jauna iepirkuma procedūra, jo piegādātājs kavē projekta ietvaros noslēgtā līguma līgumsaistību izpildi vai pilda līgumsaistības neapmierinošā kvalitātē;
  • radušies nepārvaramas varas apstākļi;
  • Ministru kabinets ir pieņēmis lēmumu par termiņa pagarināšanu.

Ja nebūs iestājies neviens no augstāk minētajiem izņēmuma gadījumiem projekta īstenošanas termiņa pagarināšanai par laiku, kas pārsniedz sešu mēnešu termiņu, finansējuma saņēmējam būs tiesības pabeigt attiecīgā projekta īstenošanu par saviem līdzekļiem ar CFLA saskaņotā termiņā.

Ierobežojums noteikts Ministru kabineta noteikumos Nr. 784  ar to 2018. gada 26. jūnija grozījumiem.

Ja CFLA finansējuma saņēmēja ierosinātos līguma grozījumus apstiprina, tie stājas spēkā ar attiecīgo grozījumu priekšlikuma saņemšanas dienu CFLA, izņemot gadījumus, kad CFLA noteikusi citu līguma grozījumu spēkā stāšanās termiņu. CFLA ierosinātie līguma grozījumi stājas spēkā dienā, kad tos parakstījusi pēdējā no pusēm, izņemot gadījumus, kad CFLA noteikusi citu līguma grozījumu spēkā stāšanās termiņu.

Vienošanās grozījumi par attiecināmo izdevumu gala summu tiek noformēti kā vienpusējs CFLA paziņojums un stājas spēkā:

  • astotajā kalendāra dienā no dienas, kad CFLA paziņojumu reģistrējusi kā nosūtāmo dokumentu, ja tas nosūtīts finansējuma saņēmējam kā vienkāršs pasta sūtījums;
  • septītajā kalendāra dienā no dienas, kad CFLA paziņojumu nodevusi pastā, ja tas nosūtīts finansējuma saņēmējam kā ierakstīts pasta sūtījums;
  • otrajā darba dienā no dienas, kad CFLA paziņojumu nosūtījusi ar elektroniskā pasta starpniecību, izmantojot drošu elektronisko parakstu.

Ja iesniegtie līguma grozījumi netiek apstiprināti, CFLA sagatavo vēstuli finansējuma saņēmējam, kurā ir norādīts pamatojums par iesniegto līguma grozījumu noraidīšanu vai informācija par nepieciešamajiem precizējumiem iesniegtajos līguma grozījumos un to atkārtotas iesniegšanas kārtību, ja attiecināms.

! Ja grozījumi attiecas uz finansējuma saņēmēja pamatdatiem (kontaktinformācija, juridiskā adrese), finansējuma saņēmējs paziņo par šādām izmaiņām un CFLA tos pieņem zināšanai. Minēto informāciju CFLA iestrādā līgumā ar nākamajiem līguma grozījumiem.

Līguma izbeigšana

Finansējuma saņēmējam vai CFLA pirms līgumā noteikto saistību izpildes ir tiesības izbeigt līguma darbību.

Ja finansējuma saņēmējs vēlas ierosināt līguma izbeigšanu, tam ir jāiesniedz rakstveida paziņojums.

Ja finansējuma saņēmējs vai CFLA ierosina izbeigt līgumu un nav veikta atbalsta summas vai tās daļas izmaksa, kā arī nav citu no Līguma izrietošu saistību pret CFLA, CFLA 10 darba dienu laikā no brīža, kad saņemts finansējuma saņēmēja rakstisks ierosinājums izbeigt līgumu, veic apstākļu izvērtēšanu un sagatavo vienošanos par Līguma  izbeigšanu.

Ja finansējuma saņēmējs vai CFLA ierosina izbeigt Līgumu un ir veikta atbalsta summas vai tās daļas izmaksa, CFLA sagatavo vienošanos par līguma izbeigšanu un tās pavadvēstuli, izvērtē saņemto informāciju par līguma izbeigšanu un, ja attiecināms, apkopo informāciju par projekta ietvaros veiktajiem maksājumiem, neatbilstoši veikto un atgūstamo izdevumu apmēru.

Ja līguma darbības laikā ir saņemta atbalsta summas vai tās daļas izmaksa, pirms līguma izbeigšanas finansējuma saņēmējam ir pienākums atmaksāt saņemto atbalsta summu vai tās daļu CFLA norādītajā kontā.

Pēc informācijas saņemšanas par atbalsta summas vai tās daļas atmaksu CFLA norādītajā kontā, CFLA sagatavo un nosūta finansējuma saņēmējam vienošanos par līguma izbeigšanu.

Līguma izbeigšanas spēkā stāšanās termiņš saskaņā ar līgumu.

Gadījumos, kad līgums tiek izbeigts ar CFLA vienpusēju paziņojumu, ja paziņojums tiek nosūtīts:

  • kā vienkāršs pasta sūtījums, līgums uzskatāms par izbeigtu astotajā kalendāra dienā no dienas, kad CFLA paziņojumu reģistrējusi kā nosūtāmo dokumentu;
  • kā ierakstīts pasta sūtījums, līgums uzskatāms par izbeigtu septītajā kalendāra dienā pēc paziņojuma nodošanas pastā;
  • ar elektroniskā pasta starpniecību, izmantojot drošu elektronisko parakstu, līgums uzskatāms par izbeigtu otrajā darba dienā pēc tā nosūtīšanas.

Gadījumos, kad līgums tiek izbeigts saskaņā ar pušu rakstisku vienošanos, par līguma izbeigšanas dienu uzskatāma diena, kad to parakstījusi pēdējā no pusēm, ja vien CFLA vienošanās par līguma izbeigšanu nav noteikusi citu tās spēkā stāšanās termiņu.

Līgums uzskatāms par spēkā neesošu no tā parakstīšanas dienas, ja tas ticis noslēgts, pamatojoties uz prettiesisku pārvaldes lēmumu par projekta iesnieguma apstiprināšanu un minētais pārvaldes lēmums ticis atcelts.

CFLA ir tiesības vienpusēji izbeigt līgumu Ministru kabineta noteikumos par specifiskā atbalsta mērķa īstenošanu un līgumā noteiktajos gadījumos.